Voor de jaarafsluiting maakt u een backup van PandVision. U maakt een backup van de complete PandVision map, zodat ook de software meegenomen wordt. U beschikt dan over een complete set van software en bestanden, die achteraf makkelijk teruggezet kan worden. Deze backup wordt op een veilige plaats bewaard en mag niet meer overschreven worden.
Rapporten
Voordat u in een nieuw financieel boekjaar begint, is het verstandig om een aantal overzichten af te drukken en deze bij uw financiële administratie te bewaren. Het gaat hierbij om informatie die uw accountant nodig heeft om uw financieel boekjaar af te sluiten.
Denk hierbij aan:
Saldo lopende beleningen
Saldo kas
Voorraadwaarde
Overleg met uw accountant welke informatie van belang is. Draai de overzichten nadat u de laatste mutaties voor het lopend boekjaar heeft ingevoerd en vóórdat u in het nieuwe boekjaar gaat werken.
Belangrijke overzichten kunnen zijn:
Voorraad actueel - Dit rapport geeft inzicht in de artikelen die op voorraad liggen en de waarde daarvan
Looptijd en beleensom - Voor een overzicht van lopende beleningen en de waarde daarvan
Aanbetalingen - Het totaal van aanbetalingen op lopende beleningen. Breng dit totaal in mindering op het totaal van de lopende beleningen
Volgnummers kasboek, beleningen, inkopen en verkopen
De volgnummers van beleningen, inkopen en verkopen worden vooraf gegaan door het jaartal waarin de transacties zijn uitgegeven. Na een jaarwisseling wordt het jaartal van de volgnummers met één verhoogd. Het volgnummer wordt op één gezet. Dit gebeurt automatisch met behulp van de systeemdatum van de computer. Controleer na een jaarwisseling het volgnummer van de eerste transactie in het nieuwe jaar.
Controleer en corrigeer de systeemdatum van uw systeem indien het jaartal niet aangepast is. Controleer bij het gebruik van meerdere computers de systeemdatum van elke computer.
