Bewaarplicht administratie: wat moet je weten?
Als ondernemer krijg je te maken met een berg administratie. Maar wist je dat je deze gegevens niet zomaar mag weggooien? De Belastingdienst stelt strikte regels aan de bewaartermijn van je administratie.
In dit artikel lees je wat je precies moet bewaren, hoelang en wat de gevolgen zijn als je dit niet doet.
Wat houdt de bewaarplicht in?
De bewaarplicht betekent dat je als ondernemer verplicht bent om je administratie een bepaalde periode te bewaren.
Dit geldt voor:
- Facturen (inkoop en verkoop)
- Kas- en bankadministratie
- Debiteuren- en crediteurenadministratie
- Contracten en overeenkomsten
- Loonadministratie (indien van toepassing)
- Overige bedrijfsgegevens die relevant zijn voor de belastingaangifte
Wat als je je administratie niet bewaart?
Als je je administratie niet volgens de regels bewaart, kan de Belastingdienst een navordering doen. Dit betekent dat zij een schatting maakt van je omzet en winsten, vaak in jouw nadeel. Daarnaast riskeer je boetes en zelfs belastingcontroles.
Tips voor een overzichtelijke administratie:
- Gebruik boekhoudsoftware om alles digitaal bij te houden
- Sla bonnetjes direct op met een scan-app
- Maak regelmatig back-ups van je administratie
- Zorg ervoor dat je administratie ook na 7 of 10 jaar nog leesbaar is
Door je administratie goed bij te houden en te bewaren volgens de regels, voorkom je problemen en heb je altijd inzicht in je financiën. Kortom: een beetje discipline bespaart je een hoop gedoe!
Hoe kan PandVision jou helpen?
Met PandVision heb je alle gereedschappen binnen handbereik. Onze software rekent automatisch waardes uit en helpt je een foutloze administratie bij te houden. Zo kun je flexibel inspelen op de markt en je klanten de beste service bieden.
Meer weten over hoe je optimaal kunt werken in een veranderende markt? Houd onze nieuwsbrief in de gaten voor tips, trends en inzichten speciaal voor juweliers en pandhuizen.
PandVision: efficiënt, betrouwbaar en altijd up-to-date.
📞 Wil je meer weten? Neem contact op voor een demo! (06-10715507)
Hoelang moet je administratie bewaard blijven?
De standaard bewaartermijn is 7 jaar. Voor bepaalde gegevens, zoals administratie met betrekking tot onroerende zaken en pensioengegevens, geldt zelfs een bewaarplicht van 10 jaar.
Fysiek of digitaal bewaren?
Je mag je administratie zowel op papier als digitaal bewaren. De Belastingdienst accepteert digitale kopieën, mits deze volledig, correct en toegankelijk zijn. Denk aan scans van bonnetjes en facturen die veilig opgeslagen zijn in de cloud of op een goed beveiligde server.