Artikelgroepen en artikelen worden geidentificeerd door een unieke code. Deze code bestaat uit een combinatie van cijfers en letters, van maximaal 10 posities. Misschien werkt u al met een codering in de administratie of het kassasysteem en kan deze overgenomen worden in PandVision. Zo niet, dan dient u even stil te staan bij het bedenken van een geschikte codering.
Welke codering is geschikt?
In afgelopen decennia zijn verschillende gestandaardiseerde coderingssystemen bedacht. De EAN (European Article Number code) en UPC code (Universal Product Code) zijn hier bekende voorbeelden van. Deze systemen zijn bedacht voor het registreren van grote aantallen artikelen in internationale context, waarbij elke gebruiker zich conformeert aan de (complexe) regels van die systemen. Het feit dat er allerlei coderingen bestaan, betekent dat het ideale systeem niet bestaat. En dat is begrijpelijk omdat verschillende organisaties verschillend werken en verschillende assortimenten hebben.
Codering bedenken
Een codering die aansluit bij uw organisatie biedt een aantal voordelen:
Het assortiment wordt logisch ingedeeld
Er is ruimte voor het invoegen van nieuwe artikelen
De opbouw van de code is voor u begrijpelijk en daardoor makkelijk hanteerbaar
Selectiecriteria in programmatuur, op basis van codering, sluit aan op uw organisatie
Indien er geen bruikbare codering voorhanden is, bedenk dan op welke wijze u informatie uit het systeem wilt halen. Bij het genereren van rapportage spelen selectiecriteria en sorteervolgorde een belangrijke rol. Stel de codering zo samen dat er voor u een logische volgorde ontstaat. Selectiecriteria worden meestal samengesteld door een laagste en hoogste waarde, bijvoorbeeld:
Van artikelnummer GD-000
T/m artikelnummer GD-ZZZ
In dit voorbeeld vormen de eerste twee posities het edelmetaal waaruit het artikel is samengesteld. GD=goud, ZI=zilver, etc. Dit biedt de mogelijkheid om alle artikelen van goud te selecteren voor een overzicht. Het voorkomt dat er ook artikelen van een ander metaal tussen staan.
In het volgende voorbeeld is de indeling op basis van 'groep'. HO=horloges, MU=munten, SI=sieraden
Van artikelnummer MU-000
T/m artikelnummer MU-ZZZ
Maakt een selectie van munten uit het assortiment.
Het volgende voorbeeld maakt een indeling op groep en metaal.
Van artikelnummer MU-ZI-000
Tot artikelnummer MU-ZI-ZZZ
Maakt een selectie van alle zilveren munten in het assortiment.
